”Hai frate să organizăm și noi un concurs!” - CUPRINS I

 Așa cum anunțasem în acest material, iaca și prima parte a cuprinsului promis:

În primul rând m-am gândit că este util să știm cu CINE avem de-a face, atunci când vorbim de un organizator în mâinile căruia ne lăsăm o mare parte din siguranța noastră. Cine organizează concursuri sportive în România de astăzi? Unii s-au prezentat cu detalii, alții doar cu numele. Profilul ar arăta cam așa:

   Undeva pe la 30 +/- de ani, pasionat de munte, natură, ecologie, geografie, organizare, sport, participant de vreo 10 ani la competiții de amploare care includ discipline precum: orientare, alpinism, teorie specifică, alergare, ture montane de supraviețuire, probe culturale. Membru al unei organizații/asociații care de la un moment dat a început să organizeze competiții sportive, fondator, președinte, vicepreședinte în cadrul asociației/organizației respective. Ca și profesie de bază, spectrul este destul de divers: profesor de geografie, informatician, inginer proiectant, tehnician auto.

Câteva cuvinte despre prima idee de a organiza un concurs sportiv? 
Aici, istoria este destul de recentă și ne ia de prin 2006-2008, cu competiții de mountain bike, duatlon montan, alergare montană, alergare urbană, turism. Câteva spicuiri:

”Organizam deja acțiuni ecologice și culturale, când, în 2008, ne-a venit ideea organizării unui duatlon. Am avut la start 150 de participanți, 85% băieți, 15% fete. La a V-a ediție a duatlonului, în 2012, au luat startul 300 de concurenți, 75% băieți, 25% fete.
Al doilea tip de concurs al nostru a fost semimaratonul montan din Brașov, în 2012. Au luat startul 400 de participanți, 65% băieți, restul fete.”

”2011, alergare într-un parc din București. Aproximativ 320 concurenți la start.”
”Chemarea Munților, 2008, 196 de participanți, din care 68 fete și 128 băieți.” (n.a.: Trofeul Chemarea Munților din 2008 se afla la ediția a VI-a și era a III-a etapă a Campionatului Național al Cluburilor de Turism din România, probele fiind: orientare, alpinism, teorie, probă cultural-artistică, cros. Am găsit ceva info aici) 
”7500 Bucegi, 2009. 64 de echipe. 91 băieți, 13 fete.”
”Tușnad MTB Marathon 2009. 187 participanți. 95% băieți.”

Cum ai procedat la organizarea primului concurs, cum ai aflat ce ai de făcut, ce autorizații ai nevoie, ce timp necesită, ce resurse financiare și umane? 
”Primul an a fost cel mai greu (n.a. 2008), fiind foarte puține competiții desfășurate în zonă la acel moment. Nu aveam cui să solicităm informații, ca urmare am pornit cu colindul din poartă-n poartă, să aflăm ce documente trebuie să pregătim și ce autorizații sunt necesare. Concursurile noastre se desfășoară atât pe străzile orașului, cât și prin pădurile din zonă, ca urmare trebuie obținute autorizații de la:
1.Primărie
2.Poliție
3.Jandarmerie
4.Ocolul Silvic. 

”Goana după autorizații consumă în fiecare an foarte mult timp.”

”Totul trebuie luat pas cu pas, fiecare amănunt contează, trebuie căutat pe internet, întrebat în toate direcțiile posibile. Răspunsurile complete se obțin greu, timpul zboară. La un prim eveniment nici nu ai loc de estimări. E intuiție. La final tragi linie și speri să iasă bine. Primul eveniment organizat de noi a fost micuț, dar au fost necesari 6 oameni, cu o medie de lucru pe zi de 4-5 ore, aprox. două luni. În săptămâna precedentă startului am lucrat toți între 8 și 10 ore pe zi.”
”Totul a fost organizat din aproape in aproape. Stiam din experienta cu Federatia de Turism si Ecologie cam care ar fi pasii. Am facut lista cu cele necesare:
01. logo
02. site si domeniu.ro,
03. afis, flyer,
04. mapa de prezentare, carti de vizita,
05. papetarie/printuri,
06. medalii,
07. cupe,
08. tricouri,
09. combustibil,
10. traseu in amanunt,
11. stabilirea oamenilor din posturi,
12. bannere,
13. poarta gonflabila
14. puncte de alimentare
15. instruire voluntari.

Implicati direct sunt între 5 și 10 persoane, dar la concursul efectiv suntem aproximativ 50. Am avut noroc de consultanță profesionistă pe partea de declarație pe proprie răspundere, altfe sfaturi, tertipuri și chiar materiale.”

  ”1. Recunoașterea și stabilirea traseului cu cei experimentați, care au venit cu sugestii.
2. Deplasare la Mc. Ciuc, la Direcția de Sport a județului. De aici ne-au trimis mai departe la
3. Consiliul Județean și la
4. Poliția județeană.
Am început prin a cere avize de la:
1. Poliția locală,
2. Ambulanță,
3. Drum județean
4. Drum național (deplasare în Brașov)
5. Primăria locală 
6. Composesorate (n.a. composesorát, -uri, s.n. – Organizare politico-socială, creație specific maramureșeană; gestionarea în comun a averilor (teren pentru pășunat, lemne de construcție) necesară realizării de venituri pentru acoperirea cheltuielilor reclamate de construirea și întreținerea drumurilor, pădurilor, bisericilor și a altor edificii publice. Formă de proprietate obștească asupra terenurilor și pășunilor, practicată de maramureșeni. – Lat. compossessoratus.) 
7.  Administrația Rezervației.
După care am întocmit un fel de proiect de înștiințare, pe care l-am trimis la București spre aprobare. Acesta trebuie să conțină exact: nume eveniment, responsabil, nr. tel, adresă, harta evenimentului, avizele mai-sus amintite și un fel de descriere detaliată a ceea ce înseamnă Start, Finish, puncte de alimentare, unde va fi staționată ambulanța, unde vor fi băieții de la Salvamont. Dacă avem nevoie de poliție, atunci unde și de la ce oră până la ce oră.

Toate aceste demersuri încep cu aproximativ două luni înainte, pentru că fiecare autorizare durează între 3 și 5 zile. Când dosarul este complet, trebuie trimis la București, la Poliția Rutieră. De acolo, răspunsul ne parvine cam în 3 săptămâni.
”Oricum, este un drum lung și prelungit uneori aiurea, te simți ridicol și singur de multe ori. E ca o cursă. Te bagi la start și pleci, dar apoi vine ploaia, vântul, se strică pinionul, te înămolești și te întrebi ce dracu cauți tu în cursa asta.”

Resurse financiare sunt necesare pentru combustibil/deplasări și cafelele pe care le plătești atunci când discuți cu diverși oameni de care ai nevoie :-).” 

Numește 5 obstacole mari pe parcursul organizării unui concurs, pornind de la momentul stabilirii datei și până după premierea concurenților (n.a. aici lista este mai lungă, în funcție de ce a răspuns fiecare. Nu am dublat răspunsurile, ci pur și simplu am adăugat elementele noi).

1. Obținerea aprobărilor/autorizărilor. Autoritățile sunt foarte imprevizibile și surprizele pot fi imense și greu, dacă nu imposibil de prevăzut.

2. Primirea în timp util a tuturor produselor și sponsorizărilor promise.

3. Intervenirea unor rupturi de comunicare în cadrul echipei de organizare complică foarte mult lucrurile. 

4. Starea vremii. O vreme proastă pe traseu poate duce la accidentări sau chiar la întreruperea cursei, ceea ce este o decizie COLOSALĂ pe care organizatorul este nevoit să și-o asume.

5. Logistica întregului eveniment.
6. Lipsa fondurilor și carențe pe partea de atragerea de sponsori. Aici apar surprize și de ultim moment și atunci, ca organizator, ești pus în situația de a aduce bani de-acasă, sume pe care nu le recuperezi mai devreme de 2-3 ani, dacă le recuperezi.

7. Motivarea arbitrilor.
8. Organizarea standurilor.
9. Procesul de înscriere al participanților.
10. Neimplicarea mass-media.

11. Unii concurenți. Cei fără experiență, care se supra-evaluează, încearcă mereu să se eschiveze de la regulament doar pentru a câștiga un timp mai bun, negândindu-se deloc la consecințe. Enumăr doar: aruncatul ambalajelor/gunoaielor pe traseu, lăsarea unei părți din echipamentul obligatoriu pe traseu. De exemplu, cei care au alergat curse de 10 sau 20 de km nu au nici o scuză logică de a se însrie la un ultramaraton, ori concurenții care nu au parcurs vreodată vreun traseu pe timp de noapte nu au ce să caute la un traseu nocturn. Concursul nu este teren de încercare, experimentare și antrenare, aceste lucruri le faci în procesul de pregătire pentru concurs. 

12. Achitarea taxelor de înscriere.
13. Găsirea, selectarea și instruirea voluntarilor.
14. Startul competiției.
15. Terminarea concursului de către ultimul participant, fără incidente/accidente.

16. Anticiparea eventualelor probleme (voluntari care nu mai apar, din diverse motive, marcaje care dispar peste noapte și multe detalii la care nu mi-e gândul acum).

”Acu ... depinde .... după ce treci de un obstacol, începi să-l percepi ca pe o provocare :-)”

Cum stabilești componența kitului de participare și ce include el de regulă? 

”Componența kitului se stabilește în funcție de ce dorești de la acel concurs. Vrei să fie unul cu o taxă cât mai mică, nu oferi nimic în kit care să determine cheltuieli suplimentare, oferi doar numărul de concurs. Dacă vrei ceva special, oferi ceva deosebit. Principala decizie este legată de obiectul-amintire, care, de regulă, e contra-cost. Restul provine, de obicei, din sponsorizări.” 

”Kitul de participare contine cu siguranta un tricou de BBC personalizat, pe care n-am reusit sa-l aducem la un standard foarte înalt, dar speram sa-l facem tot mai calitativ. Produsele din kit difera de la an la an in functie de sponsorizarile obtinute. N-am reusit sa cumparam produse, pentru ca toti banii ramasi pana la pre-ziua concursului se transforma in premii in bani pentru primii sositi.”

”Componenta kitului de participare se face in cuantumul sponzorizarii. Sunt incluse urmatoarele: tricou, diploma de participare, nr. concurs, cip cronometrare, energizant, căni cu logo-ul evenimentului, race belt, brățară silicon, voucher pentru o bere și un fel cald de mâncare după cursă, apă. De obicei, apa minerală, energizantul sunt de la sponsori, dar restul trebuie plătit din taxa de înscriere și din eventualii bani primiți de la sponsori.

O idee minimală de buget alocat:
1. tricou 400-500 buc: 8500-12000 ron
2. diplome+nr. concurs: 1200-3500 ron
3. chip cronometrare: 4500-6000 ron
4. căni: 2400 ron
5. race belt: 7000 ron
6. brățară silicon: 1500 ron
7. gulaș+bere: 2500 ron.”

”Am incercat mereu ca kitul de participare la concursurile noastre sa insumeze cel putin valoarea taxei de inscriere. Kitul conține de regulă:
tricoul competitiei (tehnic–de alergare)/ 
sapca de alergare sau borseta cu bidon (costul nostru), 
apa (de regula de la sponsor),
batoane energizante (de la sponsor),
vouchere (de la anumiti sponsori),
revistă de specialitate (partener),
număr de concurs, medalie, diplomă și trofee, implicit tot ce înseamnă inscripționarea și imprimarea acestora (costul nostru).

Ce autorizații ai nevoie, pentru a fi în legalitate?

Răspunsurile, cumulate:

”a) Autorizațiile se solicită la:
1. Primărie/consilii locale
2. Regia Pădurilor/Ocol Silvic
3. Administrare Parc Național/Rezervație Naturală
4. Poliția Rutieră
5. Jandarmerie
6. Jandarmerie montană
7. Salvamont
8. Proprietari pe terenul cărora poate intra o parte din traseu
9. Direcția Județeană de Sport și Tineret
10. Composesorat
11. Ambulanță 
b) Despre durata eliberării autorizațiilor:

”Ooooo..... asta doare!”

”Durează de obicei aproximativ o săptămână, dar au fost si cazuri de o lună.”
”Depinde foarte mult. La Primaria Municipiului București dureaza foarte mult pentru că nu te primesc la audiență decât cu foarte scurt timp înainte de start (o lună poate, dacă ai noroc!). Degeaba depui tu cu 6 luni inainte....”
”Însă, când e vorba de primărie, poliție, aprobările pot dura până cu o zi înaintea startului, din cauza neimplicării unor persoane cu drept de decizie care activează în aceste instituții ale statului.”

c) Costuri:

”Teoretic costa doar depunerea unei cereri, costul fiind mic.”

”Nu costă nimic.”
”Timp și nervi, chestii care nu pot fi contabilizate la o valoare intrinsecă, dar te dau gata psihic!”

”Aceste autorizații nu costă nimic, probabil și din această cauză suntem tratați cu o oarecare indiferență, pentru că orice eveniment organizat înseamnă pentru ei o nouă bătaie de cap.”

d) Atitudine: 

”Depinde mai mult de om,  nu de institutie. Foarte multi nu pricep si nici n-o sa priceapta vreodata despre ce este vorba.” 

”Atitudinea este de ambele feluri - unii binevoitori, altii iti pun bețe-n roate. Autoritatile sunt obligate prin lege sa dea autorizatiile acestea, dar se pot ajuta de diferite motive sa nu o faca sau sa intarzaie. Conteaza foarte mult daca cunosti pe cineva - si noi nu prea cunoastem.” 

”Cel mai concludent exemplu: La un cros de 300 de oameni ne-au spus: “să alerge pe stadion sau în pădure, nu în parc. Nicăieri în lume nu se aleargă concursuri în parc.” Ce să faci cu o astfel de abordare?”
e) Sunt autoritățile respective obligate prin lege să dea curs solicitărilor de acest gen?

”DA.” 
”Majoritatea trebuie sa fie cel putin informati. Nu stiu daca au obligatia prin lege sa si raspunda. Nu s-a intamplat sa nu raspunda cererii (chiar daca in unele cazuri trebuie sa insisti pentru a primi un raspuns).”
”Autoritățile sunt obligate să dea curs solicitărilor sau cel puțin să transmită un răspuns oficial, pozitiv sau negativ, cu argumentare dacă este negativ.”

f) Contează să cunoști pe cineva din interior la instituția respectivă sau te poți prezenta cu ușurință ca orice cetățean?

”Nu trebuie sa cunosti pe nimeni, conform legii trebuie sa-ti dea un raspuns. Daca este negativ atunci sa prezinte problemele ca sa le putem rezolva. Nu trebuie, dar cu siguranță contează!” 

”Cu siguranta conteaza.” 

”Te poti prezenta ca si cetatean. Nu stiu cat ar usura situatia faptul ca stii pe cineva din interior. Siu doar ca trebuie sa insisti daca nu formuleaza un raspuns in timp util.”

”Desigur că da, contează foarte mult să cunoști pe cineva în interior, deoarece acel cineva se va uita peste hârtia ta și nu vei mai fi nevoit să faci șapte drumuri către instituție.”

Ce alte elemente obligatorii mai există, pentru a fi acoperit legal (de exemplu, prezența ambulanței este obligatorie? Dacă da, costă? Dacă da, cât costă exact și în ce condiții o poți angaja?) 

”Nu exista un check-list obligatoriu. Legea spune ca trebuie sa iei toate masurile de precautie ca sa nu se intample accidente. In caz ca se intampla se face ancheta si poti raspunde penal daca nu se considera ca nu ai luat toate masurile. Ambulanta este insa cu siguranta obligatorie. Costul este pe ora (se include si durata deplasari de la si catre locul de start) si pretul depinde in functie de furnizor. Poate costa de la 40 la 100 eur pe ora.” 

”Legea din Romania nu stipuleaza mare lucru. Ambulanta nu este obligatorie. Practic incercam sa ne acoperim prin declaratia de responsabilitate, marcarea traseului cat mai bine cu putinta, aprobarea si prezenta Salvamont si Jandarmerie Montana, eventual prezenta ambulantei.”

”Ambulanța este obligatorie la evenimentele din oraș, iar în zonele montane prezența Salvatorilor Montani este obligatori, cu autorizație semnată. Dacă salvamontiștii nu sunt plătiți de către organizatori, ambulanța în schimb costă și tariful variază în funcție de timpul de staționare la fața locului. Minim undeva între 1.000 și 1.500 RON (2-3 ore, crescând substanțial odată cu creșterea duratei de staționare.)”

Ce înseamnă să asiguri siguranța participanților pe traseele concursului (siguranța corporală, adică să nu se accidenteze), ce implică, din punctul tău de vedere și cât la sută reușești să o asiguri? Dacă nu reușești 100%, care sunt motivele?

”Sa iei toate masurile necesare pentru a preveni accidentarile. Asta poate include multe in functie de traseu:

-  Informarea concurentilor legate de riscuri.

- Impunerea unui echipament obligatoriu și controlul acestuia înainte de start ar fi necesar de multe ori.

- Reguli speciale in timpul concursului (banda din stanga este pentru dus, banda din dreapta pentru intors).
- Pregatirea traseului (marcare, inlaturare posibile riscuri de accidentari, obstacole)

- Siguranta pe traseu (ex: prevenirea intrarii pe traseu a animalelor și persoanelor care nu participă).

-  etc.”

”Ne straduim sa facem traseul cat mai vizibil. Avem macar 2 patrule (echipe de cel putin 2 oameni care merg pe traseu zi si noapte in zonele in care credem noi ca sunt mai expuse). In fiecare an vorbim cu Administratia Parcului sa ne ajute cu cainii de la stane. Promit, in unele cazuri am fost pesonal cu ei cand au vorbit cu ciobanii sa lege cainii peste noapte si ne-am trezit ca nu s-au tinut de cuvant. Pe zonele cu jnepenis unde se ajunge noaptea am pus beculete pentru a marca mai bine. 100% n-o sa reusim niciodata. Concurentii trebuie sa fie constienti de asta. Sunt foarte multe aspecte pe care nu le putem controla: conditiile meteo, ursii din traseu, cainii de la stane calitatea apei de la izvoarele din traseu.”

 
”Noi ne gândim pentru 100%, cel puțin așa ne place să credem, dar nu putem stopa multe lucruri neașteptate. Elementele care asigură siguranța participanților sunt: ambulanța, voluntarii de la Crucea Roșie, Salvamontul, Jandarmeria montană, voluntarii dispuși pe traseu, arbitrii și chiar și concurenții de pe traseu care anunță evenimentul în cazul unei accidentări. Unele accidente se datorează sportivilor care, în dorința lor de a-și depăși limitele, trec de un anumit prag de suportabilitate sau putință fizică, așa că apar căzături de la înălțime, fracturi, entorse, rupturi de mușchi, plăgi, lovituri la cap, epuizare. O mare parte dintre accidentări ar putea fi evitate de participanți printr-o bună dozare a eforului, prin evaluarea corectă a propriilor performanțe, prin luarea la timp a deciziei de oprire pe traseu sau abandon. Mai sunt și cazurile în care unii renunță la echipamentul obligatoriu la câteva sute de metri după start și se trezesc pe traseu că au probleme din această cauză. Dacă un participant nu înțelege de ce un anumit obiect este impus, cel mai bine este să întrebe, nu să renunțe la el.”

(aici citiți partea a II-a)