”Hai frate să organizăm și noi un concurs!” - CUPRINS II

Partea I se află aici - CLICK 

Diverse resurse utilizate/necesare; aici am nevoie să știu: 

a) resurse umane (câți voluntari pe traseu în ziua concursului, câți oameni se implică efectiv în organizare și cu cât timp înainte de ziua concursului, la câte ore/zile după finish și premiere poți considera evenimentul arhivat?) 

Răspuns cumulat: 

”Depinde de concurs. De la 5-6 până la 80-100 de oameni. Primii pași încep cu 10-11 luni înainte de start. Arhivarea variază de la o săptămână până la două luni, în funcție de eveniment.” 

b) resurse tehnice 
Răspuns cumulat: 

Banda semnalizatoare/beculețe/frontale, vopsea, bannere, afișe, sisteme de cronometrare. 

c) resurse materiale (produse de la sponsori, servicii de publicitate – cum îți faci reclamă, print, on-line, text, fotografii, TV, radio etc. -) 

”De la sponsori, echipamente sportive și montane. Tot ce ține de reclamă, promovare: imprimate, mediul on-line.” 

d) Logistică (ce costuri și mijloace implică deplasările pentru toate acțiunile pe care le derulezi tu și toți cei implicați: de exemplu, ca să cumperi apă, trebuie să ai mașină, ca să mergi de X ori la instituția Y ai nevoie de mașină sau mergi pe jos, sau cu autobuzul. Ca să ai punct mobil de hidratare, ai nevoie de un voluntar cu bicicletă sau de mașină sau de ATV etc.). Poate o defalcare, minimă? 

”Defalcarea reprezinta bugetul unui eveniment. Acest lucru fiind confidential din doua motive:

- realizarea lui este skill-ul tau ca organizator (unde aloci mai multi bani, ce poti obtine pe sponsorizare etc) 

- costurile efective contin si sume negociate preferential de la anumiti furnizori, sume care sunt confidentiale.”

”Cheltuieli concrete, în bani (sume relative. Am lăsat și unde nu apar sume, pentru a se conștientiza elementele generatoare de costuri, chiar dacă organizatorul le rezolvă apelând la colegi, amici, prieteni, parteneri, rude): 

- combustibil: între 100 și 300 euro. 
- fluide pentru punctele de hidratare: provine de la sponsori. 
- alimente pentru punctele de alimentare: 
    2-3 euro/concurent, la care trebuie adăugați și voluntarii, 
       partenerii prezenți la fața locului.  
- pasta party: aprox. 2 euro/concurent. 
- promovare print: aprox. 300 euro/event. 
- întreținere site: --

- comisioane transferuri bancare: 0,5 euro/pax. 

- Echipă fotograf/video, unde se aplică:  400 euro/event. 

- materiale pentru marcarea traseelor, pentru organizarea zonei de tranziție: 100-200 euro/event, 

- numerele de concurs, acele de siguranță / sistemul de prindere al acestora: 100-200 euro/event, 

- medalii de finisher, diplome printate, șnurul pentru medalii și chestii d-astea notate mai jos ca ”nimicuri”, lista fiind departe de a fi completă: 500-600 euro 

- Tricourile din kitul de participare:
   1 buc tricou, inclusiv imprimarea acestuia: 

  5 euro/bumbac, 10-15 euro/tehnic.

- Toalete ecologice: aprox. 200-300 euro/event.
- Cipul de cronometrare: 2-3 euro/bucata. 
- Premii în bani: aici chiar e relativ și nu am trecut nimic până la urmă.

Concluzionând puțin: 

”Materialele folosite, absolut necesare, sunt foarte multe. Câteva ”nimicuri”: 
* ecusoane, 
* veste reflectorizante, 
* pahare/farfurii din plastic, 
* fluiere, 
* elastic/ace de siguranță, 
* panglica pentru medalii, 
* spray de marcat, 
* hârtie, 
* tuș,
* imprimantă, 
* laptop-uri sau computere, 
* prelungitoare, 
* diverse unelte, 
* markere, 
* instrumente de scris, 
* capse, agrafe de birou, 
* dosare, folii, 
* laminări, 
* ș.a.m.d. 
Cantitățile sunt mari, costurile se adună și devin foarte însemnate în procesul de organizare, chiar dacă există resturi care se pot folosi și la un eveniment ulterior. E vorba de consumabile până la urmă.”

Cum îți alegi, verifici, școlarizezi voluntarii? Cum îi fidelizezi? 
”Incercam la fiecare eveniment sa le oferim voluntarilor un cadou pentru munca lor.” 
”Noi suntem 50 de oameni care activăm continuu pe acest segment, deci suntem oarecum acoperiți. Sunt cazuri in care unii dintre cei 50 nu pot ajunge si atunci apelam la prieteni/cunoscuti. N-am avut probleme mari cu voluntarii. Facem si un soi de scolarizare in saptamana dinaintea concursului, este mai degraba o formalitate pentru a le aduce aminte ce trebuie sa faca. Nu avem cum si de ce sa facem program de fidelizare. De obicei ne platim transport si mancare si renuntam la zile de concediu pt asta. Ce facem noi este 100% voluntariat si n-avem cu ce motiva oamenii. Ei sunt motivati prin faptul ca participa la cea mai tare chestie organizata de asociație :).”

De câte ori ai ieșit financiar pe minus? Cum ai acoperit diferența și în cât timp? (de exemplu, ai mai organizat un concurs unde ai mărit taxa de participare sau ai pus la vânzare din produsele rămase sau .... etc.) 
”De cele mai multe ori am iesit aproape de zero. Insa daca luam in calcul timpul si bani investiti personal de cei implicate (telefoane, drumuri, timp), bani care nu sunt de multe ori trecuti la cheltuieli, am iesi aproape mereu pe minus. Bani nu prea se recupereaza, ii treci la pierderi si speri sa calculezi mai bine data viitoare.” 
”Cel mai mare minus a fost cel de la prima editie unde am pus de la noi 3.000 lei (în urmă cu 3-4 ani). Banii au fost recuperati abia anul asta pentru ca am tratat mai serios varianta de fund raising prin 2%. In rest au fost diferente de sute de lei pentru ca au aparut cheltuieli neprevazute, acestea s-au acoperit din cotizatiile noastre (5 lei/luna).”
”Și taxele noastre de participare vor începe să crească, căci ne vom raporta la celelalte competiții desfășurate în țară.”

De câte ori ai ieșit financiar pe plus și cu cât? Ce ai făcut cu banii respectivi (de exemplu: îi investești în următorul concurs, îi recompensezi pe voluntari, ajuți pe cineva etc.) 
”Un pic haios să vorbim despre profit. Nu neg că e posibil la unele concursuri .... dar nu știu care dintre organizatorii ”mici” chiar face un profit din asta. Cred că mai e ceva de muncit în România, pentru asta. Deocamdată noi nu alergăm după profit, dar ar fi ideal să ne acoperim toate costurile, să ieșim măcar pe zero la final. De regulă dă cu minus.
”Cand am iesit pe plus am investit deobicei in lucruri legate de logistica. Ex: poarta gomflabila.” 
”N-am iesit pe plus niciodata si nici nu vrem asta. Tot ce se strange tot pentru concurs cheltuim. In afara de tricoul imprimat oferit gratuit voluntarilor (cu exceptia editiei I cand si-au platit tricourile)  nu ramane nimic la asociație.” 
”O singura data am iesit pe plus, o parte din suma a fost alocata pentru cumpararea unor lucruri necesare pentru concursuri (mese de plastic, sonorizare, tricouri voluntari)  si o parte pentru petrecerea de dupa concurs cu toti voluntarii.” 

Care este motivația ta, pe termen lung, de ce organizezi acest concurs? 
”Imi place sa ma implic la dezvoltarea acestui sport.” 
”La fiecare ediție mă stresez cât pentru un an, dar zâmbetul primului sosit nu se compară cu nimic. Imi place si  ma simt mult mai eficienta in lumea asta. As da oricand ingineria pe organizarea de concursuri, dar lumea in care traim nu permite asta :).” 
Câte concursuri crezi că vei mai organiza? 
”Cat mai multe, cate o sa-mi permita viata personala :). Stiu ca e un raspuns foarte vag (cei din club fac bascalie de mine ca nu-i exclus sa fiu la standul de inscrieri 7500 cu burta la gura sau cu juniorul in brate la un moment dat).”
”Nici unul suplimentar. Decât să organizez 7 concursri slabe, mai bine 2, dar bune, pe care le îmbunătățesc și le dezvolt în fiecare an.”
”După fiecare spun că renunț. După o lună uit, și reîncep.” 

Care este dorința ta, ca organizator, vis-a-vis de orice aspect al unui concurs organizat de tine? 
”Sa ofer o experienta cat mai placuta concurentilor. ”
”Sa traiesc si eu sa prind editia aia in care o sa avem totul gata la timp conform planului.”
”Să iasă totul bine, să fie mulțumită lumea și concursul nostru să fie recunoscut ca unul bine organizat.”

Un mesaj pentru participanții la concursurile organizate de tine? 
”Sa aleaga concursurile care le plac. Nu are rost sa participi decat la cele care intradevar merita.” 
”Sa nu renunte la miscare si sa-i starneasca si pe cei din jur sa alerge/inoate/ pedaleze...”
”Vă așteptăm cu brațele deschise la noile ediții, mai pregătiți și cu mai multă voie bună. NU uitați că, înainte de a termina o cursă, cel mai important e să vă simțiți bine.” 

Cea mai mare realizare, legată de activitatea ta ca organizator? 
”Strangerea a peste 27.000 euro la un eveniment de alergare.”
”Faptul că am dovedit că se poate.”
”Se vorbește peste tot de această cursă și toată lumea care are tangență cu acest tip de competiții îl consideră ”o piatră de încercare”.

Cea mai mare frustrare? 

”Sunt multe piedici la organizarea unui eveniment. Dar daca ar fi sa te opresti din cauza lor, nimeni nu ar mai face nimic.” 
”Faptul ca oamenii din jurul meu care se implică merită mai mult și nu pot să le mulțumesc suficient.”
”Niciodată nu este totul 100% sigur, chiar dacă ai verificat de o mie de ori .... când lucrezi cu altul și nu depinde numai de tine. Firele albe pe care mi le scoate neseriozitatea unora.” 
Consideri că ai greșit în trecut și poți evita erorile respective? Poți descrie puțin contextul și măsurile luate? 
”Da toti avem greseli, dar faptul ca de la tine sau de la alti concurenti primesc feedback pozitiv sau negativ ma ajuta enorm.”
”Da, am greșit de câteva ori din cauză că am luat de bună experiența montană a fiecărui concurent în parte. Pe viitor vom selecta participanții, pentru că Marathon 7500 nu este un concurs oarecare, ci este un concurs la care trebuie să te pregătești psihic și fizic din timp, un concurs unde trebuie să cunoști noțiuni elementare de mers prin natură, pe potecă turistică, pe marcaj turistic, de aproximare obiectivă a distanțelor și a timpilor de parcurgere. Din aceste motive, am pus în pericol voluntarii noștri, pentru că am tratat participantul ca pe un client, iar voluntarul a cam fost lăsat pe locul doi.„
”Niciodata n-avem clasamentul corect/complet și la timp. Anul acesta o sa facă soțul meu o aplicație web care o să ne ajute cu timpii intermediari și cei finali.”
”La fiecare eveniment inveti ceva nou. Un exemplu ar fi la VeloCompass unde intr-un an s-a furat un post (un dispozitiv electronic)  si in anul urmator am pus si un system de back-up.” 
Ce calități, resurse și conexiuni/contacte ar trebui să aibă un organizator? 
O echipă bună lângă el, de nădejde.
Pasiune. Mulți prieteni buni. Să fie activ nativ.
Răbdare.

Perseverență până la a-i dispera pe cei din jur, a.î. să fie totul structurat, cât se poate de exact. Contactele ar fi esențiale, dar dacă nu le ai, găsești soluții, ceea ce consumă mai multe resurse (de timp, de energie, uneori și pecuniare, îți creezi obligații, uneori contacte pentru viitor). 
Te consideri un organizator profesionist? Dacă da, de ce? Dacă nu, de ce? 
”As spune da, doar din prisma numarului de evenimente pe care le-am organizat.”
”Da, din prisma faptului că toate competițiile noastre au ieșit foarte bine, fără mari incidente.”
”Avand in vedere ca nu fac doar asta si nu traiesc din asta, raspunsul e nu. Cred ca nu e nimeni in Romania deocamdata. Dar cred ca am organizat niste concursuri foarte bune si ca in fiecare an am venit si am invatat ceva nou.” 
Cum vezi rolul participanților în această activitate? Te afectează/influențează în vreun fel criticile / laudele lor? 
”Criticile sau laudele ma ajuta tot timpul. Chiar dacă la început uram criticile (te-am urât o perioadă, sorry că spun asta).” 
”Participanti sunt intr-un fel sau altul clientul oricarui eveniment. Este normal sa iei in calcul feedback-ul primit. Insa de fiecare data trebuie sa iei in calcul opinia generala, pentru ca nu poti modifica un concurs doar pentru ca 1% din participani nu sunt de acord cu un lucru in defavoarea celorlalti 99% care apreciaza acel lucru. ” 
”Tot timpul ne-am dorit feedback de la participanti si poate ar fi bine ca noi, organizatorii, sa insistam mai mult pe asta.” 
”Feed-back-ul e vital pentru orice furnizor. Cine ignoră sau se supără pe feed-back negativ, nu se cheamă că-i pasă și nu dorește să îmbunătățească. În România nu mai merge pe principiul ”lasă că merge oricum” și asta nu pricep mulți furnizori. Sper să implementez un formular de feed-back mai aprofundat în curând. Asta înseamnă timp.” 
”Participantul este cel mai important, pentru că pentru el organizăm. Dar trebuie să existe un respect reciproc între participant-voluntar-organizator. Sunt încă afectat de anumite critici, mai ales dacă vin de la oameni pe care nu-i cunosc. E foarte ușor să critici din fața calculatorului și să încerci să strici imaginea organizării. Și eu critic, dar încerc să rămân obiectiv.” 
”Feedbackul si sugestiile participantilor au foarte mare importanta si ne place sa stam de vorba cu ei despre concurs.” 

Te-ai gândit să obții un feed-back după fiecare concurs, prin implementarea unui formular de feed-back pe site, pe care să-l poată completa orice participant?

”La majoritatea evenimentelor organizate am realizat formulare de feedback. Le citim, le discutăm și vedem ce putem schimba spre bine.”  

”Avem sectiunea de forum pe site si i-am rugat sa completeze acolo. Ar trebui să insistăm pe partea asta.” 

”Urmărim diverse postări pe FB, bloguri, forumuri și căutăm mențiunile negative în primul rând. Dar recunosc că abia de curând am realizat cât ne ajută acest lucru, dacă vreau să continui. Orice mare artist, actor, manager etc., care se respectă, vrea să afle ce nu a plăcut publicului, pentru a nu mai repeta erorile. Acum mi se pare normal.”

A se revedea aici o postare mai veche, cu o sugestie de formular de feed-back pentru organizatori 
Cât de costa în bani același eveniment organizat în 2009 vs. 2012? Poți prevedea cât te va costa în bani același eveniment organizat în 2013? 
”Dublu sau mai mult, pentru 2013 estimez 47-60.000 RON.” 
”Costurile nu s-au marit considerabil. Nu cred că costurile se vor schimba foarte mult pentru 2013. Ce se schimbă, e numărul de concursuri, care are un impact asupra numărului de sponsori și a numărului de concurenți.” 
”2009 - 15.000 RON, 
  2012 - 25.000 RON. 
  Pentru 2013 estimez 30.000 RON.”
”Aproape că s-a dublat suma alocată organizării, chiar dacă fondul de premiere nu s-a majorat, iar taxa de participare a crescut destul de puțin. Au apărut însă foarte multe cheltuieli neprevăzute, ca urmare a furnizorilor care nu au dat dovadă de seriozitate.” 
Ce relevanță are numărul de participanți veniți la start? 
”Comenzile se fac pentru tricouri si celelalte produse conform numarului de participanti.”
”Poate cea mai mare.”
”Numarul de participanti care iau startul se stie din timp la noi pentru ca este o cursa la care nu poti sa participi spontan. Suntem pregatiti pentru variatii de +/-10%  si asta nu ne influenteaza foarte mult in organizare.”
”Are o oarecare relevanță. Una este un concurs cu 30 de participanți și alta cu 200. Sunt multe calcule în culise, care țin de organizare și nr. de participanți.”

Cum te-ar influența o creștere cu 10% a numărului de participanți? 
”Ar fii ok dar cu inscriere on-line sa nu avem discutii, si taxa platita.” 
”Depinde foarte mult de traseu si de posibilitatile de organizare.”
”Financiar, NU foarte mult, doar ca imagine. Număr crescut de participanți înseamnă o competiție din ce în ce mai bine văzută, dar implică costuri mai mari și o infrastructură mai bună.” 
Te-ar influența o scădere cu 10% a numărului de participanți? Dacă da, cum? 
”Nu, noi facem si pentru 50 persoane, dar si pentru 500. Condiția e să știm pe unde ne aflăm, pentru planificarea costurilor.” 
”Problema majora este pentru produsele care se comanda din timp (medalii, produs-amintire etc.) Daca vin cu 10% mai putini ramai cu produsele alea pe stoc si implicit ca pierdere.”
”Probabil ca o scadere a numarului de participant iti da peste cap anumite planuri si poti ramane cu o gaura mai mare in buget.”
”Da, și financiar, și ca imagine, este un risc asumat. Starea vremii, respectiv prognoza meteo joacă un rol important care poate determina un procent major de neprezentare la start.” 
Părerea ta despre concursurile care nu percep taxă de participare (gratuite)? Dacă tu te numeri printre cei care percep taxă de participare, cum îți poți explica existența unor concursuri care nu percep o taxă de participare? 
”Nu mi se pare corect fara taxa, trebuie sa ai o taxa, este un instrument de responsabilizare.” 
”La fel cum fiecare participant are dreptul sa aleaga si fiecare organizator are dreptul sa faca evenimentul cum isi doreste. In cazul in care nu ai o sustinere puternica din parte unui sponsor mare, nu cred ca este ceva sustenabil pe termen lung.” 
”Nu putem renunta la taxa de inscriere. Ar trebui sponsorizari constante si nu foarte mici pentru a ne putea permite asta. Pe langa asta exista riscul ca asa sa atragem persoane care nu sunt neaparat pregatite pentru o astfel de experienta.

Cred ca varianta fara taxa de participare ar functiona foarte bine pentru cursele de popularizare in masa. Noi încă n-am ajuns la inscrierea gratuită, dar cred ca ar fi benefica, cel putin pentru localnicii care participă.” 

”NU cred că ar trebui să existe competiții fără taxă de înscriere. Oricât de mică, trebuie să fie. Poate depinde și de specific, nu știu. De pildă, Marathon 7500 sau o altă cursă montană dificilă: Dacă nu pui taxă de înscriere, se modifică targetul de participanți pentru care o organizezi, în astfel de cazuri. Pe lângă cei care aleargă pe munte de mai mulți ani, vor veni la start și mulți care nu au experiența montană necesară. Și pe munte, de multe ori, este vorba de raportul viață-moarte sau daune fizice pe viață.” 
”Am o parere foarte buna si ma bucur ca exista astfel de concursuri, am si participat la cateva (crosul 15 noiembrie din Brasov).” Dar nu se pretează la orice tip de concurs, mai degrabă la cele mai ”ușurele”, ”mai de încurajare”, nicidecum la cele din categoria montane, de anduranță, mai profi.

DIVERSE ”puse de-o parte”:

Serviciile de cronometrare cu sistemele profesionale (cipuri) sunt unul dintre cele mai mari costuri ale concursului (aproximativ 3 euro/concurent) – asta inseamna ca rezultatele vor fi la secunda si vor fi afisate la fata locului si a doua zi pe site, așa cum și concurenții își doresc.

Sonorizarea este, de asemenea foarte importanta si costisitoare, uneori se mai adaugă și un moderator care are rolul de a asigura atmosfera întregului eveniment și care chiar face diferența, după cum bine se observă la puținele concursuri care au așa ceva.

Gardurile de imprejmuire a zonei sunt mereu un chin la manipulare din cauza greutatii lor.

Marcarea traseelor se realizează cel mai sigur cu o zi sau doua inainte de către echipa organizatorica (deci zi libera de la munca, uneori chiar fără plată).

Mulți dintre cei implicați își iau zile libere, plătite sau neplătite, de la locul de muncă unde lucrează în mod normal.

(aici sunt CONCLUZIILE mele)